График отпусков вам больше не нужен…

Долгое время я, как и многие другие руководители готовил каждый год график отпусков отдела, чтобы адекватно спланировать реализацию проектов в течении года.  Делал я  это в самой элементарной форме – таблице. При подготовке всегда слаживал актуальные проекты, сроки, пожелания персонала, объем планируемых работ.

Но после подготовки, я этим списком практически больше никогда  не пользовался.

Во-первых, такая таблица плохо читаемая, в ней было сложно быстро ориентироваться и принимать решение – если много людей, то нужно долго вчитываться. С первого взгляда не видно коллизий в плане.

Во-вторых, меня не покидало чувство, что она не соответствует реальной действительности, что даже если все сроки отпусков выдерживались, то было ощущение, как будто что-то утекает между пальцев. Одним словом, данный список не давал мне надежную „карту местности“, на которую я мог положиться при планировании.

В-третьих, корректировать такой список было просто наказанием

Я долго думал и пытался найти решение или альтернативу.

Наконец, я ее нашел в форме диаграммы Ганта для управления проектами. Подготовил я его себе в excel. Где каждый сотрудник мог сам заполнять планируемые отпуска, потом я уже отлаживал детали и решал коллизии или проблемы. На тот момент это был прорыв в преставлении информации и чтении плана отпусков – быстро, наглядно, элегантно, естественно и интуитивно.

Даже после этих положительных изменений, мне было все еще сложно эффективно планировать персонал и сроки, нужен был более тонкий инструмент.

Именно в этот момент я понял, что меня как руководителя не интересует отпуск сотрудника. То, что меня интересует – это присутствие или отсутствие сотрудника на рабочем месте. И в этот момент все встало на свои места.

График отпусков был мной трансформирован в „План отпусков и отсутствие персонала“, см рис ниже.

В данный план входят:

• Отпуска
• Больничные
• Командировки
• Отгулы на целый день по любым причинам

Вся информация отображается на одном месте в наглядной и простой форме. Данный живой файл поддерживается в актуальном состоянии круглый год.

Только теперь у меня появился подходящий инструмент для эффективного планирования.

Заметки и выводы:

• Для меня было своего рода открытием как действительно выглядит присутствие сотрудников на рабочем месте, когда были внесены все данные об отпусках, больничных, отгулах и командировках
• Реальное отсутствие персонала намного превышает, то что я себе представлял
• Теперь я действительно понял, что мне утекало между пальцев – это то, что руководитель не способен представить полную картину
• Решение только заявлениями – формально правильно, но руководитель просто не способен помнить кто и на когда отпросился. Формальное согласование исходит из актуальной ситуации и не оставляет следа ни в прошлом ни в будущем
• У себя мы завели правило, что человек может спокойно взять один день без формального согласования, но с информированием руководителя, при том, что сроки его заданий не меняются
• Каждый сотрудник сам оперативно записывает свое отсутствие до таблицы. В конце месяца таблица проверяется по факту и последний месяц блокируется от изменений.
• Два и более дней подтверждается и согласовываются прямым руководителем. Запрос на согласование сотрудник посылает за две недели.
• Дополнительный плюс такой системы – ввиду того что данный план „открытый“, все точно знают, кто когда будет на своем месте и на основе этого организуют смежную с данным коллегой работу
• Еще один плюс, но в данном случае скорее для руководителя, состоит в том, что я способен проанализировать посещение сотрудника и, возможно, обнаружить нежелательные закономерности. Или же, наоборот, заметить, что, у коллеги сложная ситуация и нужно попытаться найти совместно решение как ему помочь.
• Следующим плюсом такой таблицы является то, что она общедоступна, а значит все видят сколько ты прогуливаешь по любым причинам. Это общественный контроль, и он работает.
• Можно его еще дополнительно усилить. Например, сделать цветовой фильтр – если сотрудник отсутствует больше какого-то количества дней по любой причине, его фамилия подсвечивается желтым, еще больше – красным. Но это только как идея, в наших условиях в этом не было необходимости.

Удачного дня и успехов в нелегком деле руководителя.

Направляйте мне свои вопросы и замечания, или пишите их в комментариях ниже.

Мне важно ваше мнение и, что вы об этом думаете, возможно, у вас был свой интересный опыт, которым вы хотите поделиться.

Ваш А.J.