Mysli na to, pro koho prezentuješ

Před pár týdny jsme měli jednání se zákazníkem. Konkrétně šlo o typický malý audit. Jednou z otázek byla prezentace vnitřních procesů na mém oddělení.

Otevřel jsem soubor se schématem procesů a začal jsem procházet procesy krok za krokem, ukazovat a vysvětlovat, co je s čím spojeno, kdo komu co předává, v jaký moment vznikají určité dokumenty atd.

Vše proběhlo hladce. Odpověděl jsem na všechny zákazníkovi otázky a ukázal jsem mu vše, co chtěl vidět. Vysvětlil jsem mu i všechna nejasná místa.

Po jednání se vždy kolegů ptám, jestli mají z jejich strany nějaké připomínky k mému vystoupení na jednání, k prezentaci, k odpovědím na otázky, k tomu, jaký jsem udělal dojem nebo dalším tématům. Jeden z kolegů mi řekl, že bylo všechno v pořádku, jen se mu zdálo, že když jsme procházeli schéma, tak zákazník vypadal trošku ztraceně. Podle něj se špatně orientoval ve schématu a nevěděl, kam se má dívat.

Skvělá připomínka! Dobře, že si toho všiml.

Popřemýšlel jsem nad tím a přišel k závěru, že měl samozřejmě pravdu. Minimálně proto, že schéma bylo velmi dlouhé a obsáhlé. Bylo v něm hodně různých spojitostí, odkazů a poznámek. Já jsem ho vytvořil, a díky tomu jsem se v něm i dobře orientoval, ale pro „nezasvěceného“ člověka to nebylo tak lehké. To jsem si ale v danou chvíli neuvědomoval.

Ani mě nenapadlo ověřit si u zákazníka, zda mu bylo všechno jasné, nebo jestli mám mluvit trošku pomaleji. Případně alespoň pozorně sledovat jeho reakce při prezentaci. Vždyť co se mě týče, úplně jsem se ponořil do vysvětlování a do prezentace a absolutně jsem zapomněl na to, pro koho to vlastně říkám.

Ovšem, jde jen o maličkost, ale hlavně maličkosti odlišují profesionály od průměrných pracovníků.

Závěry:

• Je třeba se vždy postavit na místo posluchače, odhodit všechny své znalosti o dané problematice a podívat se na prezentaci absolutně střízlivým pohledem.
• Nespouštět posluchače z očí a analyzovat jeho reakce na to, co se právě děje. Ve středu vaší pozornosti musí být on, a ne vaše vyprávění.
• Je velmi užitečné dělat zpětně analýzu minulých jednání. Pomáhá to najít místa pro zlepšení a rozvoj.
• Není od věci se domluvit s kolegou, aby vás v podobné situaci přerušil a požádal vás mluvit pomaleji.

Přeji vám vydařený den a mnoho úspěchů v nelehké roli vedoucího.

Váš TopDogLog